APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN LOGÍSTICA Y COMERCIAL.
Reflexiona
El desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación ha supuesto un cambio muy importante en la gestión de las empresas. La función logística y comercial no ha quedado al margen de estos cambios y actualmente no es posible dirigir estas funciones sin la ayuda de los equipos, programas informáticos y las redes de telecomunicaciones.
1.- Herramientas informáticas para la gestión.
-¿Qué es eso de sistema ERP? -Son sistemas informáticos de planificación de recursos empresariales -comenta Luis-. Hemos automatizado varios almacenes siendo su control y gestión mediante una aplicación informática que está integrada en un sistema de este tipo y la Dirección de mi empresa ha decidido implantarlo en todas las áreas para ser más eficientes y reducir los costes.
1.1.- Aplicaciones informáticas de gestión logística y comercial.
Existen sistemas informáticos que permiten gestionar, racionalizar e integrar de forma global y de forma específica las diferentes áreas de una empresa (producción, logística, recursos humanos, contabilidad y finanzas, mantenimiento y gestión de proyectos, marketing, base de datos), los procesos operativos, los flujos de información y los recursos materiales y humanos.
Se les conoce como Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, acrónimo de Enterprise Resource Planning) y ejemplos de estas aplicaciones ERP son, SAP R/3, ORACLE, Microsoft Dynamics NAV, que pueden adaptarse de forma específica a las áreas empresariales de cada empresa que los implanta. Estas aplicaciones informáticas ERP se caracterizan por:
- Gestionar y controlar las principales actividades empresariales y los costes asociados.
- Realizar de forma coordinada e integrada los pedidos de los clientes, la gestión de inventarios y la planificación de la producción con aumento en la velocidad de respuesta.
- Adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y de la tecnología.
- Tener un fichero de datos de clientes y proveedores unificado para gestionar de forma conjunta las ofertas y las demandas.
- Distribuir la información entre todos los departamentos de la empresa.
- Favorecer el manejo de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación, a través de la transferencia electrónica de datos, uso de redes de comunicación Intranet e Internet, videoconferencias, etc.
- Facilitar la aplicación de procesos de mejora continua.
- Proporcionar herramientas de apoyo en la toma de decisiones.
Según lo que acabas de leer, ¿qué es una aplicación informática de gestión logística y comercial?. Considera que es un programa informático que permite la Gestión y Control de la Cadena de Suministros y de los almacenes, así como la Gestión Comercial de las operaciones de compraventa en las empresas. Esta gestión va referida al flujo de los materiales y a la documentación asociada garantizando la trazabilidad en la cadena alimentaria (hacia delante y hacia atrás) de los productos que fabrica o distribuye.
Si tienes que seleccionar alguna de estas aplicaciones verifica que cumpla los siguientes requisitos:
- Esté desarrollada sobre tecnología estándar y puntera.
- Sea compatible con otros sistemas y herramientas informáticas, permitiendo su actualización.
- Pueda ser manejada de forma sencilla y que interactúe con diferentes dispositivos de intercambio electrónico de datos (teléfono móvil, ordenador personal, smartphone, tablet, phablet, entre otros).
- Esté desarrollada por una compañía con garantías de continuidad (los paquetes informáticos SAP R/3, ORACLE y Microsoft Dynamics NAV son productos de empresas con gran cuota de mercado).
- Sea flexible y parametrizable (por ejemplo, para la gestión de almacén los parámetros que se utilizan son: lotes, caducidad, tipos de productos, tipos de palés, entre otros).
- Permita evaluar las actividades logísticas y comerciales y la trazabilidad de los productos. Por ejemplo, para la gestión logística la aplicación permitirá adecuada gestión de stocks (previsión de demanda, fijar puntos de pedido, determinar los lotes de pedido, inventario permanente), gestión de almacenes (ubicación por criterios ABC, por complementariedad, localizar las cargas, determinar las reglas de salida de los productos, distribuir pedidos de los clientes, confeccionar ordenes de extracción) y gestión del transporte y distribución (rutas de reparto, minimización de costes y tiempo, repartir los puntos de reparto, tiempos de espera y hacer seguimiento de las expediciones).
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1.2.- Ficheros de clientes y proveedores.
¿Qué son los ficheros de clientes y proveedores?
Ten en cuenta que las empresas tienen necesidad de conocer de forma clara y concreta los datos sociales, los datos económicos de ventas y compras, los acuerdos comerciales establecidos, las formas de pago y las garantías que han acordado entre sus clientes y proveedores. En consecuencia, los ficheros de clientes y proveedores son sistemas que se emplean para su organización e identificación. Pueden gestionarse de forma manual, aunque actualmente lo normal es que estén informatizados.
Las aplicaciones informáticas de gestión logística y comercial trabajan con bases de datos en las que se encuentran los ficheros de clientes y proveedores pudiéndose acceder en cualquier momento a la información de forma inequívoca y rápida.
Si tienes que crear un fichero de clientes y un fichero de proveedores, ten presente que ha de contener datos relevantes de cada cliente y proveedor relativos a: nombre de la empresa (social y comercial), número de identificación fiscal (CIF o NIF), dirección, teléfono, fax, correo electrónico, formas de pago, categorización del cliente si aplicas algún criterio para su clasificación. Normalmente las empresas tienen carteras de clientes y proveedores reales y potenciales siendo estos ficheros los que manejan y actualizan para poder hacer de forma fácil, rápida e inequívoca un seguimiento a cada cliente y proveedor y facilitar su contacto.
Estos ficheros se caracterizan por:
- Estar organizados por criterios. Por ejemplo, si van referidos a clientes se manejan criterios como: el segmento de mercado al que pertenece, tipo de compra que realiza, fechas que emplea para hacer pedidos, visitas concertadas, entre otros. Mientras que si van referidos a proveedores los criterios pueden ser: tipo de homologación aplicada, tiempo de aprovisionamiento, cantidad mínima de compra o lote económico de pedido, descuentos, etc.
- Tener buena presentación que los hace útiles en su manejo.
- Estar actualizados permanentemente para que la información que suministran sea siempre veraz e útil.
- Estar protegidos de virus informáticos y de la piratería.
- Cumplir la normativa de la ley de protección de datos.
Como ejemplo de fichero de datos de cliente observa la imagen, como ves se introducen datos específicos de este y lo puedes adaptar a tus requerimientos.
Este es un ejemplo de los datos que puedes incluir en un fichero de datos de proveedor, observa que van referidos a datos específicos de este y que lo puedes adaptar a tus necesidades.
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1.3.- Protección de los ficheros de datos. Herramientas. Normativa.
¿Es necesaria la protección de los ficheros de datos con información de carácter personal de las personas físicas?
Actualmente, la protección de datos de carácter personal se ha constituido como disciplina jurídica de reciente creación al objeto de proteger los datos personales de las personas físicas frente a la recopilación y su uso indiscriminado. Las empresas suelen tener ficheros de datos personales de sus clientes y proveedores que tratarán como información privada y mantendrán adecuadamente protegidos. Si estos ficheros están en soporte informático puedes bloquear su acceso mediante el uso de contraseña que muchas aplicaciones suministran o utilizar aplicaciones informáticas (ejemplo, AsCrypt, TrueCrypt, AESCrypt) basadas en algoritmos de cifrado (ejemplo, AES, Serpent y Twofish).
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el reglamento europeo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos. Entró en vigor el 25 de mayo de 2016 y fue de aplicación el 25 de mayo de 2018, dos años durante los cuales las empresas, las organizaciones, los organismos y las instituciones se fueron adaptando para su cumplimiento. Es una normativa a nivel de la Unión Europea, por lo que todas las empresas que traten datos personales de ciudadanos europeos, independientemente de su tamaño, están obligadas a cumplir con la Ley de protección de datos europea, el RGPD. Da igual que seas autónomo o empresa, tengas o no empleados, pertenezcas al sector público o privado, si eres una ONG o una entidad sin ánimo de lucro; debes cumplir las exigencias de la ley de protección de datos y ofrecer las garantías suficientes a todos los que te facilitan sus datos. Como decía anteriormente, si tu negocio está radicado fuera de la Unión Europea, deberás cumplir también siempre que trates datos de ciudadanos europeos.
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD) es una ley orgánica aprobada por las Cortes Generales de España que tiene por objeto adaptar el Derecho interno español al Reglamento General de Protección de Datos. Esta ley orgánica deroga a la anterior Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre que aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999. Esta ley entró en vigor el 7 de diciembre de 2018.
Cuando manejes ficheros de datos de personas físicas ten presente que:
- Dato de carácter personal es toda información concerniente a una persona física identificable, que esté en carácter alfabético, numérico, gráfico o fotográfico, acústico o de cualquier otro tipo, susceptible de ser recogido, registrado, tratado o transmitido mediante soporte de papel o digitalizado.
- Inscribir ficheros en la Agencia Española de Protección de datos era uno de los requisitos de la antigua LOPD que quedó extinguido con el RGPD, justamente porque creaba la falsa creencia de cumplimiento cuando se trataba de una mera formalidad. Ahora ya no es posible declarar ningún fichero. De hecho, desaparece la palabra “ficheros”, ahora se habla de “tratamientos” y en lugar de los ficheros, deberás llevar a cabo un “registro de actividades de tratamientos (RAT)” en donde se describan los tratamientos que realizas y las medidas de seguridad que aplicas en cada caso.
Hemos pasado de llevar un registro de los ficheros, que había que declarar en la Agencia de protección de datos, a que sea exigible llevar un registro de los tratamientos interno, el registro de actividades del tratamiento (RAT).
La antigua LOPD contemplaba la expresión de ficheros y los definía como “un conjunto organizado de datos de carácter personal, independientemente de cuál sea la forma o modalidad de creación, almacenamiento, organización y acceso”. Por ejemplo, “ficheros de recursos humanos”, “fichero de clientes”, etc. El RGPD y la nueva LOPD suprimen esta expresión y la reemplazan por la palabra “tratamiento”. Ya no se habla de “ficheros de datos personales”, sino de “tratamientos de datos personales”.
Por su parte, se denomina “tratamiento”a cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.
Para que entiendas mejor la diferencia, a un solo fichero, por ejemplo, el fichero “clientes”se le pueden atribuir diferentes tratamientos, como:
- La prestación de un servicio o venta de un producto.
- Envío de publicidad de otros productos o servicios de la organización.
- Envío de información sobre eventos organizados por la empresa.
- El responsable del fichero es la persona física o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos; con qué finalidad se van a utilizar, con quién se van a compartir, durante cuánto tiempo se van a conservar, etc. El RGPD establece que si el responsable del fichero encarga su tratamiento a un tercero (por ejemplo, una Asesoría Jurídica) tiene que formalizarlo mediante “Contrato de encargo de tratamiento”, refuerza las exigencias en esta materia y obliga a los responsables a acreditar mayor diligencia en la elección de los encargados y que solo se elijan aquellos que acrediten garantías de cumplimiento.
- Cuando utilices los datos será para la identificación de las personas. En los formularios donde están estos datos tienes que indicar de forma legible que, existe un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, cuál es su finalidad y que la persona física afectada tiene la posibilidad de ejercitar el derecho de acceso, el derecho de rectificación, el derecho de cancelación y el derecho de oposición. El RGPD nos trae nuevos derechos a los otorgados por la anterior LOPD se les añaden otros tres: derecho a la limitación del tratamiento, derecho a la portabilidad, derecho al olvido.
- Si fueras el responsable del fichero o el encargado del mismo, guarda secreto profesional y adopta medidas de índole técnica y organizativa que garanticen su seguridad y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. En la antigua LOPD, se establecía la obligatoriedad de elaborar un Documento de Seguridad por parte de los responsables de los ficheros. Este documento debía identificar los ficheros y especificar las medidas técnicas y organizativas en función de los ficheros. Este documento debía de ser de obligado cumplimiento por parte del personal con acceso a los sistemas de información. Existía una catalogación de los ficheros de datos en 3 niveles: nivel alto (datos referidos a ideologías políticas, creencias religiosas, la salud o vida sexual), nivel medio (datos referidos a infracciones administrativas, de solvencia patrimonial o crédito, relativos a gustos o aficiones, estilo de vida, etc.) y nivel básico (nombre y apellidos, dirección, teléfono, DNI, número de la Seguridad Social, firmas, correos electrónicos, datos bancarios, edad y fecha de nacimiento, sexo y nacionalidad, etc.).
Con la llegada del RGPD, desaparece el Documento de Seguridad, igual que desaparecen los ficheros. En su lugar, se exige al responsable del tratamiento y en su caso, del encargado, un registro de actividades de tratamiento que describa esas actividades y las medidas de seguridad aplicadas. En lugar de establecerse por niveles (alto-medio-bajo) el RGPD establece que esas medidas serán establecidas en función al riesgo detectado, para lo cual se exige un análisis de riesgo previo al tratamiento.
- Los datos especialmente protegidos son aquellos que tienen una especial incidencia en la intimidad, las libertades públicas y los derechos fundamentales de la persona. Desde esa perspectiva y debido a su impacto en la privacidad de las personas, se requiere un nivel mayor de protección. En la antigua LOPD, entre los datos especialmente protegidos encontrábamos: datos de ideología, religión, creencias, origen racial, salud, vida sexual, comisión o infracciones penales o administrativas. Con el RGPD, se mantienen los datos que la antigua LOPD definía como especialmente protegidos y añade tres categorías más: datos genéticos, datos biométricos, orientación sexual. Con la llegada del RGPD, desaparece el Documento de Seguridad, igual que desaparecen los ficheros.
En su lugar, se exige al responsable del tratamiento y en su caso, del encargado, un registro de actividades de tratamiento que describa esas actividades y las medidas de seguridad aplicadas.
En lugar de establecerse por niveles (alto-medio-bajo) el RGPD establece que esas medidas serán establecidas en función al riesgo detectado, para lo cual se exige un análisis de riesgo previo al tratamiento.
El RAT incluye básicamente, la declaración de ficheros y el documento de seguridad; es una fusión de ambos..
Para saber más
En el siguiente enlace tienes una mayor explicación sobre la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD)
En el siguiente enlace, la AEPD publica un modelo de informe para ayudar a las empresas a realizar evaluaciones impacto en la protección de datos. El documento recopila los aspectos que deben ser tenidos en cuenta por el sector privado para elaborar un informe de Evaluación de Impacto (EIPD), complementando a la Guía práctica publicada por la Agencia
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
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1.4.- Internet en la gestión comercial.
¿Crees que las empresas realizan muchas de sus gestiones comerciales mediante internet?.
Internet es una red mundial de redes de ordenadores conectados entre sí, mediante líneas de fibra óptica, líneas telefónicas, microondas y por satelite) compartiendo datos y recursos que surgió para intercambiar información entre laboratorios de física. Ha sido el desarrollo de la World Wide Web (WWW) o telaraña mundial que combina el uso del hipertexto, los protocolos estándar de comunicación en internet (TPC/IP) y el uso de un navegador para acceder a los archivos multimedia (archivos HTML o páginas Web a los que se accede mediante URL) que contienen texto, imágenes, sonido o secuencias de vídeo y otros vínculos, lo que dado lugar a su uso como medio para la gestión comercial.
¿Sabes que las primeras operaciones de gestión comercial por Internet se realizaron a principios de la década 1970 y se basaban en el uso de la tecnologia de transferencia electrónica de datos (EDI) para transferir los fondos monetarios?. Sería en la década del 1990 cuando la WWW populariza el acceso a Internet. Las empresas comienzan a utilizar Internet como medio de comunicación con otras empresas y con los consumidores, creando poco a poco archivos multimedia o páginas Web para interactuar ya que ademas de acceder a la información se pueden realizar numerosas gestiones comerciales independientemente de la ubicación espacial. La aparición de formas de pago mediante medios electrónicos ha estimulado la creación del comercio electrónico o venta por Internet (e-commerce o electronic comerce) de diferentes tipos: B2B (business to business) es la venta entre empresas, B2C o tienda on line (business to consumer) es la venta a consumidores, B2E (business to employee) es la venta que una empresa ofrece a sus empleados, C2C (consumer to consumer) es la venta entre consumidores, G2C o venta del gobierno a consumidor (goverment to consumer) que se emplea para pago de tasas administrativas.
Actualmente las empresas realizan mediante Internet gestiones comerciales relativas a:
- Realizar los pedidos a los proveedores mediante solicitudes de compra que se envían por correo electrónico o a través de la página Web del proveedor con gran disminución en el tiempo de gestión y suministro.
- Confirmar los pedidos de los clientes y envio de facturas proforma, de forma que aumenta la velocidad de respuesta y se incrementa la rapidez de entrega de los productos a los clientes, siendo esto valorado de forma positiva.
- Dar atención personalizada a los clientes, mediante el acceso de estos a la página web corporativa que atiende las reclamaciones, quejas y preguntas formuladas.
- Enviar comunicaciones sobre nuevos productos y catálogos de los productos o servicios ofertados a potenciales clientes (en la preparación de la venta se analizó la importancia de la prospección de clientes y concertación de visitas) como actividades promocionales encaminadas a la venta de productos, la apertura de nuevos mercados o segmentos de mercado.
- Vender productos con disminución de los costes asociados a la distribución al acortar los eslabones de la cadena de suministro, pudiéndose llegar a mercados geográficamente remotos.
El comercio electrónico de los productos y servicios está siendo implantado en un gran número de empresas que lo consideran una oportunidad de venta y ofrece las siguientes ventajas:
- No requerir el uso de tecnología de elevado coste para las empresas ya que existen proveedores especializados que mediante sus servidores permiten contactar con los consumidores y los proveedores.
- Apertura de nuevos canales de venta, permitiendo la existencia de relaciones comerciales entre clientes y proveedores ubicados en lugares distantes.
- Transmitir mensajes con información especializada sobre los productos (folletos, catálogos publicitarios y listas de precios) y sus especificaciones técnicas.
- Atender los clientes de forma personalizada durante las 24 h del día.
- Interaccionar los miembros de una misma organización o relacionados con ella (vendedores, distribuidores, representantes, etc).
- Pagar de forma ágil y rápida los productos adquiridos sin demasiados costes adicionales en el transporte.
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2.- Manejo de aplicaciones informáticas.
Muchas Bodegas están empleando aplicaciones informáticas para su gestión integrada a ritmo vertiginoso, ya que además de optimizar la producción disminuyendo los costes productivos, tienen garantizada la trazabilidad (hacia delante y hacia atrás) de los productos fabricados al poder realizar un seguimiento de lotes y controlar la ubicación de cada barrica. A su vez estas aplicaciones les permiten realizar estadísticas, generar informes con las analíticas y de los tratamientos aplicados en campo y en bodega.
2.1.- Ejercicios relacionados con la gestión de compras.
¿Cuáles son las actividades que se realizan en la gestión de compras?.
Como hemos visto en la tercera unidad, la gestión de la compra de un producto se inicia mediante la búsqueda de proveedores que puedan suministrar el producto deseado, pedir muestras y listado de precios en función de las cantidades suministradas.
Las aplicaciones informáticas de gestión de la cadena de suministro de forma específica o en sistemas de planificación de recursos ERP, permiten la realizacion de las siguientes actividades de la Gestión de compras:
- Formulación de pedidos y cumplimentación de los documentos asociados.
- Planificación de compras y control de la estabilidad del ciclo de compras.
- Control y seguimiento de proveedores.
- Utilización de sistemas de aprovisionamiento y control de mercancías.
- Cumplimentación de facturas y albaranes con devoluciones.
- Gestión de muestras y obsequios entregados a diversos destinatarios.
- Distribución y difusión de folletos y catálogos digitales.
¿Has utilizado alguna aplicación informática para la gestión de compras?. Entre las diferentes aplicaciones informáticas desarrolladas de forma integral con módulos para la gestión de las compras en las bodegas que puedes utilizar se encuentran:
- VinoTEC: desarrollado por TIPSA.
- Ewin Bodega: desarrollado por Éniac Sistemas Informáticos.
- EuroVin: desarrollado por Visual Software.
- Alf@ ERP Bodegas: desarrollado por Copermática.
- Isagri / soft rioja: desarrollado por Isagri.
- vinum software de gestion para bodegas: desarrollado por la empresa Kreyer.
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2.2.- Ejercicios relacionados con la gestión de almacén.
¿Cuáles son las actividades propias de la gestión de los almacenes?.
En la segunda unidad del módulo profesional hemos visto que la gestión del almacén es una actividad logística que conlleva: la recepción y expedición de las mercancías, el almacenaje y conservación de estas, así como el control de las existencias y de los inventarios.
Existen numerosas aplicaciones informáticas de gestión del almacén (SGA) basadas en los sistemas de planificación de recursos ERP que se encargan de:
- Control de las ubicaciones de almacén.
- Preparación de los pedidos (extracción y consolidación de mercancias).
- Control de la entrada y salida de mercancias.
- Cumplimentación de los registros de recepción de mercancías, albaranes de entrega, ordenes de extracción o picking, albaranes de devoluciones.
- Control de los recursos físicos y humanos.
- Codificación de las mercancias en almacén y emisión de etiquetas y rótulos.
- Organización y control de inventarios.
¿Has utilizado alguna aplicación SGA? Además de las aplicaciones indicadas para la gestión de las compras de forma modular o de forma integrada en sistema ERP que has visto anteriormente. Existen otras aplicaciones como son:
- Easy WMS Basic: desarrollado por Mecalux.
- Aqua Intelligent Warehouse: desarrollado por Aqua e Solutions.
- AS-SGA: desarrollado por AS-Software.
La aplicación de Mecalux está utilizándose en los sistemas automatizados de almacén autoportante que la empresa construye bajo pedido. Con esta aplicación se obtienen beneficios de costes por el aprovechamiento del espacio, optimización de los recursos humanos y de los tiempos de manipulación, la minimización de inventarios, reducción de obsolescencias y disminución de los errores de entrega.
Para saber más
Aquí puedes ver un video que explica por qué la bodega Marqués de Cáceres ha seleccionado VinoTec ERP como solución de sistema integral de planificación de recursos ERP.
En el vídeo el Director Comercial de la bodega comenta que su modelo empresarial está orientado a la fabricación de vinos de calidad con Denominación de Origen Controlada Rioja y que tienen gran actividad exportadora. Explica que la bodega empezó utilizando una aplicación informática que no les proporcionaba excesiva satisfacción y que han apostado por adquirir la aplicación de gestión integrada VinoTec-ERP porque es un sistema de gran experiencia en gestión de bodegas, que garantiza lograr eficiencia en sus procesos y flexibilidad en la gestión de la información. El responsable de comunicación de la empresa Tipsa que ha desarrollado el sistema de gestión basado en Microsoft Dinamycs NAV, confirma que el sistema agiliza los procesos productivos, administrativos y comerciales. Finalmente interviene el Director financiero de la bodega afirmando que la aplicación aporta mejoras con respecto al control y análisis de la información en el ámbito financiero, para el Marketing y área comercial, permitiendo a los dispositivos móviles (tablet, smartphone, etc.) conectarse a la plataforma de dispositivos móviles y acceder en tiempo real a los procedimientos comunes de la empresa.