Documentación y registros de un sistema de gestión ambiental.
Caso práctico
En su día, tanto los trabajadores y las trabajadoras, como la dirección de las empresas, realizaron un gran esfuerzo para coordinar los aspectos ambientales de la empresa, para ello, tuvieron que realizar un gran trabajo. Laura, que es la responsable del aspecto ambiental de la empresa tendrá que trabajar en este aspecto para mejorar el sistema que tenían implantado hasta la fecha.
Revisará los sistemas de cuantificación de los consumos de agua, electricidad, gas y resto de insumos. Se centrará sobre todo en cuantificar estos consumos, para después de hacer una valoración y poder reducirlos trabajando de una manera más eficiente.
Después de saber cuales son los consumos de los recursos de la empresa, deberá aplicar en la misma las técnicas que crea necesarias para el consumo eficiente de los recursos. Así podrá reducir el daño que se le hace al medioambiente y también el gasto económico que supone el consumo de estos recursos.
También hará una valoración de las técnicas que ha utilizado y la viabilidad que tienen. Además, tendrá que valorar la mejora ambiental que suponen estos cambios. Tendrá que valorar la posibilidad de utilizar energías renovables en la empresa con el fin de reducir la emisión de gases a la atmósfera. Para ello deberá buscar información sobre la mejor energía renovable para su caso.
Una vez de haber hecho todo lo mencionado anteriormente, es decir, evaluar el daño que causa la empresa en el medioambiente. Después de esta evaluación veremos los distintos sistemas de gestión ambiental y Laura decidirá qué sistema de gestión ambiental utilizar.
Laura podrá realizar todas las modificaciones que crea necesarias, con el fin de mejorar el aspecto medioambiental de la empresa.
Los posibles fallos que se detecten en la inspección, servirán para mejorar el sistema de control ambiental, por lo que esta inspección no traerá otra cosa que mejoras.
Los y las estudiantes, que están de prácticas en las empresas, tienen que tener conocimientos sólidos a cerca de la política ambiental, para poder ayudar a las y los responsables ambientales en las tareas que se les han encomendado, ¿no crees?
En la primera unidad hemos hecho un pequeño resumen de los tipos de contaminantes que existen, junto con algunas de las características. También, revisamos la legislación ambiental, junto con las licencias y permisos necesarios y los límites de ruidos.
En la segunda unidad hemos continuado con la utilización eficiente de los recursos. Es decir, hemos visto cómo utilizar los recursos de manera eficiente para así contaminar menos.
En esta tercera unidad veremos la gestión ambiental. Veremos sistemas de gestión ambiental como la UNE-EN ISO 14001 o la EMAS. También veremos la documentación necesaria para todos estos sistemas.
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1.- Principales sistemas de gestión ambiental.
Caso práctico
Como hemos mencionado en las anteriores unidades de trabajo, Laura debe coordinar los aspectos ambientales de la empresa. Hasta ahora hemos visto los aspectos relacionados con la caracterización y cuantificación de los contaminantes existentes en la empresa.
También hemos visto los sistemas de cuantificación de los consumos de los recursos y el modo de reducción de cada uno de ellos.
Ahora comenzaremos con los principales sistemas de gestión ambiental.
Laura no conoce los principales sistemas de gestión ambiental por eso, primero debe conocerlos.
Para comenzar debemos saber cuáles son los principales sistemas de gestión ambiental. Estos sistemas de gestión son por ejemplo UNE-EN ISO 14001 y EMAS.
Comenzaremos viendo qué son los sistemas de gestión ambiental y cuáles son los principales objetivos de los mismos. Asimismo, vamos a ver también las principales características de cada uno de ellos.
Para saber más
En la siguiente presentación se explican las características del sistema de gestión ambiental.
Primero debemos centrarnos en los sistemas de gestión ambiental en general y ver qué son esos sistemas y qué utilidades tienen.
Un sistema de gestión ambiental es el marco o método empleado para orientar a una organización con el objetivo de alcanzar y mantener un funcionamiento en conformidad con las metas establecidas y respondiendo de forma eficaz a los cambios de presiones reglamentarias, sociales, financieras y competitivas, así como a los riesgos medioambientales.
Estas normas ayudan a minimizar los efectos negativos que pueden causar las actividades al medio ambiente, a cumplir los requisitos legales y reglamentarios aplicables y a mejorar continuamente el desempeño ambiental.
Un sistema de gestión medioambiental no supone por sí solo una disminución inmediata del efecto ambiental. Éste tan sólo es un instrumento que permite a la organización la consecución del nivel ambiental que ella desee, aunque es cierto que como consecuencia de su implantación es previsible una mejora en el medio plazo.
Los objetivos de un sistema de gestión medioambiental son los siguientes:
- Identificar y valorar los efectos medioambientales de las actividades, productos y servicios de la organización, no sólo actuales sino también futuros.
- Identificar y evaluar los efectos medioambientales causados por incidentes, accidentes y situaciones de emergencia.
- Recopilar y aplicar la normativa correspondiente.
- Posibilitar la adopción de prioridades y la definición de los objetivos y metas medioambientales de la organización.
- Facilitar la planificación, control, supervisión, auditoría y revisión para asegurar que la política se cumpla.
- Evolucionar para adaptarse al cambio de circunstancias
1.1.- ISO 14001.
Como probablemente ya sepas, la ISO 14001 es la norma internacional para la gestión ambiental. Es por ello, una de las formas más efectivas de minimizar los riesgos ambientales, cumplir la legislación y demostrar gobierno corporativo a través de la implantación de este sistema de gestión ambiental. Profundicemos en ella.
La ISO 14001 es la norma que establece los requisitos para la implantación y certificación de un sistema de gestión ambiental. Una norma que ayuda a su empresa a identificar, dar prioridad y gestionar los riesgos ambientales incluyéndolo en las prácticas habituales de su negocio. La norma comparte principios comunes con la norma de calidad ISO 9001, aunque lógicamente, la aplicación de los elementos del sistema de gestión difiere ya que tienen diferentes objetivos y partes interesadas.
El significado de las siglas UNE EN ISO son:
- UNE: Una Norma Española.
- EN: European Norm.
- ISO: Internacional Standard Organization.
Antes de comenzar con la descripción de la norma UNE-EN ISO 14001 vamos a ver cuál ha sido la evolución de su implantación en las empresas españolas durante los últimos años.
La norma comienza explicando el objeto y el ámbito de aplicación de la misma. Explica que esta normainternacional especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa a los aspectos ambientales significativos.
Se aplica a aquéllos aspectos ambientales que la organización identifica que puede controlar y sobre los que puede tener influencia. No establece por sí misma criterios de desempeño ambiental específicos. Esta norma internacional se aplica a cualquier organización que desee:
- Establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión ambiental.
- Asegurarse de su conformidad con su política ambiental establecida.
- Demostrar la conformidad con esta norma internacional mediante:
- La realización de una autoevaluación y una autodeclaración.
- La búsqueda de la confirmación de dicha conformidad por las partes interesadas en la organización, tales como clientes y clientas.
- La búsqueda de la confirmación de su autodeclaración ambiental por una parte externa a la organización.
- La búsqueda de la certificación de su sistema de gestión ambiental por una parte externa a la organización.
Después cita algunas normas para consultar y algunos términos y definiciones que se utilizan en esta norma. En el siguiente apartado cita los requisitos del sistema de gestión ambiental.
1.2.- Requisitos del sistema ISO 14001.
En este apartado veremos los puntos que se deben cumplir para la implantación de la ISO 14001 que los clasifica en varios grupos:
- Requisitos generales: la organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional, y determinar cómo cumplirá estos requisitos. La organización también debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental.
- Política medioambiental: la alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y debe asegurarse de que en la misma se establezcan las bases para la gestión ambiental de la empresa.
- Planificación: este punto se divide en varios aspectos, concretamente los siguientes:
- Aspectos ambientales.
- Requisitos legales y otros requisitos.
- Objetivos, metas y programas.
- Implementación y operación: este punto se divide en varios aspectos:
- Los recursos, funciones, la responsabilidad y la autoridad.
- Competencia, formación y toma de conciencia.
- Comunicación.
- La documentación: debe incluir: la política, objetivos y metas ambientales; la descripción del alcance; la descripción de los elementos principales; los documentos, incluyendo los registros requeridos; y los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios.
- Control de documentos: los documentos requeridos por el sistema de gestión ambiental y por esta norma internacional se deben controlar.
- Control operacional: la organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su políticaambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectúen bajo las condiciones especificadas.
- Preparación y respuesta ante emergencias: debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos en el medio ambiente y cómo responder ante ellos.
- Verificación:
- Seguimiento y medición: la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente.
- Evaluación del cumplimiento legal: en coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Por otro lado, la organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba.
- No conformidad, acción correctiva y acción preventiva: de establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas.
- Control de los registros.
- Auditoría interna: la organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión ambiental se realizan a intervalos planificados.
- Revisión por la dirección: la alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales.
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1.3.- EMAS.
Pasemos ahora al sistema EMAS, que probablemente te resulte más desconocido que la norma ISO 14001. El EMAS, el Reglamento Comunitario de Ecogestión y Ecoauditoría, es una normativa voluntaria de la Unión Europea que reconoce a aquellas organizaciones que han implantado un sistema de gestión ambiental y han adquirido un compromiso de mejora continua, verificado mediante auditorías independientes.
El esquema europeo de gestión y auditoria medioambiental (EMAS) constituye una herramienta de gestión diseñada para que las empresas evalúen y alcancen una mejora continua de su comportamiento ambiental, así como para que informen posteriormente a las distintas partes interesadas.
El objetivo del Reglamento es promover la mejora continua del comportamiento medioambiental de las organizaciones, mediante:
- El establecimiento y aplicación, por parte de las organizaciones de sistemas de gestión medioambientales.
- La evaluación sistemática, objetiva y periódica del funcionamiento de dichos sistemas.
- La difusión de la información al público sobre el comportamiento medioambiental.
- El diálogo abierto con el público y otras partes interesadas.
- La implicación activa del personal en la organización.
La política medioambiental en EMAS se define como:
“Una declaración pública y formalmente documentada, por parte de la dirección de la organización, sobre las intenciones y principios de acción de la organización acerca de su actuación medioambiental, en la que se destacan sus objetivos generales, incluyendo el cumplimiento de todos los requisitos normativos correspondientes al medio ambiente, y que proporciona un marco para su actuación y el establecimiento de dichos objetivos y metas”.
Por otro lado los puntos clave para la implantación del EMAS son.
- La verificación y la validación por parte de una entidad de verificación.
- El cumplimiento con los requisitos legales ambientales.
- La gestión de impactos ambientales significativos.
- Mejorar de forma continuada el desempeño medioambiental.
- Proporcionar información validada al público, este es el punto con mayor diferencia de EMAS con ISO 14001.
EMAS, al igual que la ISO 14001, propone una sistemática eficaz para ayudar a las organizaciones a gestionar y mejorar, de manera continua, su labor ambiental. Sin embargo, además de incluir y exigir el cumplimiento de todos los requisitos de la norma ISO 14001, EMAS contiene otros requisitos adicionales como:
- El compromiso a la mejora continua.
- Demostrar que cumplen con la legislación ambiental.
- Transparencia:
- Poner a disposición del público las políticas ambientales, los programas y los sistemas de gestión, así como la información básica sobre la actitud ambiental de la empresa.
- Aquellos y aquellas que tienen que asegurar cómo atender las necesidades de información de las partes interesadas (clientela, colectividades locales, instituciones financieras, la sociedad, etc.) por parte de las organizaciones.
- Credibilidad:
- Conseguir una verificación de una entidad acreditadora e inscribirse en una organización competente.
Para implantar un sistema de gestión ambiental basado en EMAS, las organizaciones deben cumplir los siguientes requisitos:
- Realizar un Análisis Ambiental de sus actividades.
- Implantar un Sistema de Gestión Ambiental.
- Realizar Auditorías Ambientales.
- Elaborar una Declaración Ambiental.
- Obtener una verificación independiente por parte de un verificador EMAS.
- Presentar la Declaración validada y ponerla a disposición del público.
1.4.- Renovación del registro y los beneficios de la implantación del EMAS.
En el apartado anterior hemos visto el objetivo que tiene EMAS en cuanto al medioambiente. También hemos descrito la política medioambiental y los puntos clave que hay que seguir para la obtención de la implantación de este sistema. Por último hemos podido ver algunos puntos que EMAS propone para la gestión y mejora de su labor ambiental.
En este apartado veremos qué pasos se deben seguir para la renovación del registro EMAS y los beneficios que tiene el conseguir la certificación del EMAS.
Comenzaremos con los pasos que se deben seguir en la renovación del registro EMAS, que son los siguientes:
- La verificación completa del sistema de gestión cada tres años y validación de declaración ambiental.
- Anualmente, validación de la declaración ambiental actualizada.
- Poner a disposición del público la declaración ambiental y declaración ambiental actualizada en el plazo de un mes a partir de la inscripción en el registro o renovación del registro.
- Existe más flexibilidad para la renovación del Registro EMAS para organizaciones pequeñas.
Finalizaremos este apartado viendo los beneficios que se obtienen al conseguir la certificación EMAS, que se pueden ver en varios aspectos de la empresa. Estos beneficios son los siguientes:
La mejora de la situación competitiva:
El Reglamento establece que los Estados Miembros deben tener en cuenta EMAS en sus políticas de contratación pública y remitirse a EMAS o sistemas equivalentes de gestión medioambiental como condiciones de ejecución de contratos de obras y servicios.
La mejora de la imagen de empresa:
- Demuestra a las partes interesadas una actitud proactiva en la mejora del comportamiento medioambiental de la organización.
- Actitud positiva de la administración frente a posibles accidentes e incidentes medioambientales.
- Las organizaciones adheridas a EMAS son reconocidas como organizaciones que van más allá del cumplimiento legal y que mejoran de forma continuada su comportamiento ambiental.
La mejora de la gestión ambiental de la organización:
- Mayor eficacia en el seguimiento de datos ambientales.
- Mayor implicación de los empleados y empleadas en lograr mejoras en el comportamiento medioambiental.
- Ahorro de costes y mejora en el comportamiento medioambiental.
La mejora en la confianza de sus partes interesadas:
La verificación independiente, da a las partes interesadas confianza adicional en la fiabilidad de los datos que han sido reportados.
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2.- Comunicación.
Caso práctico
Laura ya conoce los principales requisitos del sistema de gestión ambiental, pero uno de los aspectos clave de estos sistemas es la comunicación, tanto la interna como la externa. Es decir, es fundamental establecer vías fluidas de comunicación tanto para recopilar información relevante relativa a la gestión ambiental, como para transmitir la información necesaria a los colectivos implicados, con el objetivo de que se puedan aplicar de forma correcta.
Ahora nos centraremos en la comunicación. Comenzaremos viendo la definición que se la da a la comunicaciónen estos sistemas de gestión ambiental y la utilidad que tienen. Terminaremos viendo los dos diferentes tipos de comunicación existentes: la interna y la externa.
En esta unidad de trabajo hemos comenzado en el apartado viendo los principales sistemas de gestión ambiental como la ISO 14001 y el EMAS.
Hemos podido ver los objetivos de cada una de ellas, así como las principales características y las mejoras ambientales que aportan.
En relación con los aspectos medioambientales según la Norma ISO 14001, las organizaciones deben:
- Establecer y mantener procedimientos destinados a:
- Facilitar las comunicaciones internas entre los distintos niveles y funciones de la organización.
- Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
- Tomar una decisión relativa a la comunicación externa de sus aspectos medioambientales significativos.
- Registrar la decisión adoptada en este sentido.
Es conveniente que las organizaciones implanten un procedimiento para la recepción, documentación y respuesta a las solicitudes de las partes interesadas. En dicho procedimiento se podría incluir el diálogo con ellas y el estudio de sus correspondientes inquietudes.
La comunicación es una forma de demostrar el compromiso de la dirección con el medioambiente y con el debido tratamiento de las inquietudes y planteamientos relacionados con las actividades, productos y servicios de la organización. Asimismo, los resultados de la tarea de seguimiento del sistema de gestión ambiental deberían transmitirse a todo el personal de la organización sobre el que recaigan responsabilidades funcionales.
El hecho de ofrecer la información apropiada contribuye a motivar al personal y facilita la comprensión y aceptación del público del método activo empleado por la organización para el tratamiento de las cuestiones medioambientales.
La comunicación se desarrollará atendiendo tanto la comunicación interna, es decir, a todos los niveles y a todas las funciones participantes de la gestión medioambiental dentro de la empresa, como a la comunicación externa, referida a la recepción, la documentación y las respuestas a las comunicaciones relevantes de las partes interesadas.
Las empresas tienen que realizar, como primer paso, la identificación y definición de las partes interesadas en sucomportamiento ambiental, que son de 2 tipos:
- Internas:
- Personal.
- Socios y socias.
- Accionistas.
- Contratistas y proveedores o proveedoras.
- Externas:
- Autoridades.
- Población local.
- Grupos ecologistas.
- Clientela.
- Proveedores o proveedoras y subcontratistas.
- Aseguradoras.
- Grupos sectoriales.
- Sociedad en general.
2.1.- La comunicación interna y externa.
En el anterior apartado hemos visto qué es la comunicación y la importancia de la misma para el sistema de gestión medioambiental. En este apartado veremos la importancia de los dos tipos de comunicación: la comunicación interna y la comunicación externa.
Comunicación Interna.
A la hora de establecer el proceso para dar respuesta a la comunicación interna, lo primero que hay que plantearse son los objetivos que deben cubrirse con dicha comunicación. Éstos son:
- Comunicar a todos los empleados y empleadas de la organización tanto la política medioambiental como las líneas estratégicas del sistema de gestión ambiental.
- Sensibilizar sobre la importancia del factor medioambiental en el futuro y la necesidad de participar activamente en su protección, a través de buenas prácticas de gestión integradas en el resto de las políticas de empresa.
- Explicar las razones para la implantación del sistema y qué se pretende obtener con su puesta en marcha.
- Establecer vías de comunicación que posibiliten los flujos de información tanto en sentido ascendente como descendente.
- Motivar suficientemente a los empleados y empleadas para que colaboren y se sientan involucrados en laimplantación y el desarrollo del sistema.
Estos requisitos afectan a todos los empleados y empleadas de la organización y, por tanto, habrá que:
- Plantearse cómo va a ser el método según el público objetivo.
- Documentar estos métodos y difundirlos a toda la organización.
Es importante que este procedimiento se implante, es decir, que sea una vía efectiva, fluida y utilizada habitualmente por la organización, y no sólo un procedimiento casi de urgencia. Además, deben crearse los registros que demuestren su utilización.
Comunicación externa.
Los pasos que hay que seguir para la comunicación externa son los mismos que en la comunicación interna. Los objetivos perseguidos son:
- Demostrar el compromiso medioambiental de la organización.
- Ocuparse de las reacciones causadas por las cuestiones relativas a los problemas medioambientales.
- Informar a cualquier parte interesada sobre el sistema de gestión medioambiental implantado y sus resultados.
- Estimular la comprensión y aceptación de los esfuerzos realizados por la empresa para mejorar su comportamiento medioambiental.
El público objetivo está formado por las diferentes partes interesadas que puedan solicitar información o aquellas otras a las que la empresa quiera transmitírsela de forma voluntaria. La norma ISO 14001 incluye una definición de parte interesada según la cual cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organización no puede restringir el concepto a su voluntad.
La importancia relativa de cada grupo o individuo depende de la naturaleza y circunstancias de la empresa. Éstos pueden expresar su opinión o simplemente solicitar información a la empresa. Estas comunicaciones deben percibirse como oportunidades de corregir problemas medioambientales o percepciones erróneas de las actividades de la empresa.
Además, hay que escoger el método por medio de alguno de los canales que se pueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo. Y por último, hay que implantar la vía elegida y dejar registros de las comunicaciones producidas.
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2.2.- La política ambiental.
En este apartado vamos a ver cómo define la política ambiental la ISO 14001, los requisitos que debe cumplir esa política y algunos ejemplos de empresas que tienen implantadas este tipo de sistemas de gestión ambiental.
Según la ISO 14001, la política medioambiental es el único documento que debe quedar a disposición del público. Por ello, es conveniente que su contenido sea aprovechable al máximo tanto para la organización como para las partes interesadas a las que se pretenda informar.
La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión ambiental, cumple los siguientes requisitos:
- Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios.
- Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.
- Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales.
- Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales.
- Se documenta, implementa y mantiene.
- Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella.
- Está a disposición del público.
En relación con lo anterior, existe un método amparado en el sentido común que es aplicable al diseño de lapolítica y cuyos principios se presentan a continuación:
- La actitud: con el fin de plantear una política efectiva en la práctica, es preciso que todos el personal de la empresa tenga una actitud positiva hacia el medio ambiente.
- La precisión: las personas a las que dicha política se dirige, ya sean empleados y empleadas o clientes y clientas, deben percibir que los objetivos fijados en ésta están anclados en la realidad de la empresa.
- Los recursos adecuados: será preciso disponer de los recursos adecuados para dar vida a la política, es decir, para que no quede como un simple papel que haga perder el tiempo a todos los que en ella intervienen.
- La concienciación: es conveniente que se recabe la participación del personal de escala básica mediante la aplicación de programas de fomento de propuestas, así como garantizando la existencia de unas firmes vías de comunicación.
- Las acciones: la política debería hacerse eco de este hecho al concretar la manera en la que se procederá a su seguimiento, auditoría y desarrollo.
Para saber más
En el siguiente enlace encontrarás la política Nestlé en Sostenibilidad Medioambiental.
Política Ambiental de Nestlé. Resumen textual altenativo.
3.- Cuestionario ambiental enfocado al sistema de gestión ambiental.
Caso práctico
Para la implantación de estos sistemas de gestión ambiental Laura también debe conocer cómo realizar cuestionarios ambientales y la utilización que tienen los mismos tanto para la implantación del sistema de gestión ambiental, como para su mantenimiento y mejora continua.
Esta unidad de trabajo la comenzamos viendo las principales características de los sistemas de gestiónambiental ISO 14001 y el EMAS. Hemos podido ver los objetivos de cada una de ellas, así como las principales características y las mejoras ambientales que aportan.
En el segundo apartado hemos hablado sobre la comunicación y su relevancia. Además también hemos diferenciado los conceptos de comunicación interna y externa.
En este tercer apartado veremos el cuestionario ambiental que se realiza para el control del sistema de gestión ambiental. Así, veremos las pautas que hay que seguir para la realización de este tipo de cuestionarios y su aplicabilidad en la empresa.
El cuestionario ambiental enfocado al sistema de gestión ambiental se realiza sobre todos los puntos que se deben cumplir en el sistema de gestión ambiental. Las características del cuestionario que se describen en este apartado están enfocadas a las auditorías internas que se debe realizar en la empresa para el control interno del sistema de gestión ambiental.
Se podrían realizar preguntas sobre los siguientes puntos:
- Política ambiental: se podría preguntar si incluye un compromiso de mejora continua o si la misma se ha dado a conocer a todo el personal de la empresa.
- La planificación: Aspectos ambientales: se podría preguntar si se han identificado todos los aspectos ambientales sobre los que pudiera incidir la actividad de la empresa o si se realiza un seguimiento de los objetivos ambientales establecidos en la empresa.
- La implementación: Competencia, formación y toma de conciencia: se podría preguntar si el personal es competente y si esa competencia está acreditada para la realización de sus trabajos. Control de documentos: se podría preguntar si existe un procedimiento documentado para el control de documentos.
- Verificación: Evaluación del cumplimiento legal: se podría preguntar si existe un procedimiento documentado para la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y voluntarios. Auditoría interna: se podría preguntar si existen registros de las auditorías internas y si se tienen en cuenta los resultados de las mismas a la hora de mejorar el sistema.
En cuanto a la auditoría externa debemos saber que el cuestionario lo realizará la organización responsable de auditar la planta de producción.
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4.-Auditorías ambientales.
Caso práctico
Para la implantación de esos sistemas de gestión ambiental Laura debe conocer también cómo realizar auditorías ambientales, que en este caso serían internas, así como los informes asociados, a partir de los cuales se establecerán las medidas correctivas que aplicar con el objetivo de mejorar el sistema de gestión ambiental en un plazo determinado.
En los apartados que hemos podido ver hasta ahora, hemos obtenido conocimientos sobre la ISO 14001 y el EMAS. Hemos visto además el apartado de comunicación en el que se incluyen tanto la comunicación interna como la externa. Por último hemos visto cómo se podría elaborar un cuestionario para el control del sistema de gestión ambiental y la utilización que se le podría dar al mismo.
En este nuevo apartado veremos qué son las auditorías ambientales, cómo se realizan y qué objetivo tienen en cuanto al sistema de gestión ambiental.
Vamos a comenzar este apartado analizando el proceso de realización de auditorías ambientales. Veremos los objetivos de las mismas y cómo se realizan.
La auditoría ambiental consiste en un análisis de los efectos y de los resultados ambientales de la actividad productiva, y comprende la descripción de las instalaciones, materias primas, insumos, de los procesos, productos y del consumo de recursos naturales y energía, de las emisiones de todo tipo y de sus repercusiones y se deben tener en cuenta condiciones de funcionamiento anormales, incidentes y accidentes.
Debemos mencionar que existen tres tipos básicos de auditorías:
- Auditorías internas: Auditoría costeada por la propia empresa y que puede ser realizada, bien por el personal de la propia empresa (con objetividad) o bien se puede contratar a una persona auditora externa para que audite el sistema.
- Auditorías externas de certificación: esta auditoría la realizará la organización que posteriormente nos podría conceder o no el certificado ambiental, en función de los resultados obtenidos. El coste de la auditoría debe ser abonado por la empresa auditada.
- Auditorías externas de clientes o clientas: en este caso el coste de la auditoría y la responsabilidad de la ejecución corre a cargo del cliente o clienta.
Las auditorías ambientales deben:
- Establecer y mantener al día los programas y procedimientos.
- Fundamentar las auditorías en el comportamiento medioambiental y en los resultados previos.
- Garantizar que en las auditorías del sistema de gestión ambiental se contemple:
- El alcance y la frecuencia de las auditorías.
- Los métodos empleados.
- Las responsabilidades y los requisitos para llevar a cabo las auditorías.
- Los requisitos para informar de los resultados de las auditorías.
- Proporcionar información para la revisión por la dirección.
- Demostrar la conformidad, la implantación y la conservación del sistema.
Cabe la posibilidad de que la auditoría sea realizada por el personal de la organización o bien por personas de fuera que hayan sido seleccionadas por ésta. En ambos casos, es conveniente que las personas que lleven a cabo la auditoría se encuentren en una situación que les permita completar esta tarea de forma objetiva e imparcial, y que cuenten con la debida formación e información para poder llevarla a cabo.
La decisión relativa a la frecuencia de las auditorías debería partir de la naturaleza que presente la actividad en función de sus aspectos medioambientales e impactos de potencia. También deberían considerarse los resultados de las auditorías previas con el fin de concretar la frecuencia necesaria. El informe de la auditoría del sistema de gestión ambiental debe presentarse en consonancia con los plazos y los requisitos del plan de auditoría.
Las actividades de auditoría se pueden agrupar en las siguientes fases:
- Preparación de la auditoría.
- Realización de la auditoría.
- Información de los resultados de la auditoría.
- Seguimiento posterior a la auditoría.
4.1.- Informes de auditoría.
En el cuarto apartado hemos comenzado con las auditorías ambientales y hemos visto los objetivos de las mismas y el procedimiento que se lleva a cabo.
En este apartado veremos cómo se realiza el informe de auditoría, el contenido del mismo y su distribución.
Comenzaremos con la preparación del Informe de Auditoría. El informe de auditoría se prepara bajo la dirección del auditor o auditora jefe, que es responsable de que sea preciso y completo. Los temas que hay que incluir en el informe de auditoría deben ser aquellos establecidos en el Plan de Auditoría.
El Plan de Auditoría es la fase donde se tiene como propósito identificar qué se va a examinar, cómo, cuándo y con qué recursos. También se determina el alcance, tiempo, objetivos, criterios y enfoque requeridos para llevar a cabo una labor eficiente y efectiva.
El informe es el resultado del proceso de auditoría, en la cual se van a comunicar a la entidad todos aquellos hallazgos de importancia, así como las conclusiones y recomendaciones que el auditor o auditora considere necesarias.
Ahora seguiremos con el contenido del informe según la Norma ISO 14001 que depende de los resultados de la revisión, pero debe incluir ciertos aspectos necesarios para aclarar los alcances, naturaleza y objetivos del trabajo desarrollado por el equipo auditor. Entre estos puntos podemos citar los siguientes:
- Fecha en que se emite el informe.
- Persona a la cual va dirigido.
- Identificación de los y las representantes del auditado que participaron en la auditoría.
- Identificación de los y las miembros del equipo auditor.
- Una declaración de la naturaleza confidencial del contenido del informe.
- La listadedistribución del informe.
- Indicación del periodo de revisión que se abarcó, y de los principales puntos objeto de análisis, asícomo el lugar en el cual se llevó a cabo la auditoría.
- Breve descripción de los procedimientos de análisis y revisión aplicados durante la auditoría, así como el alcance que tuvieron y obstáculos encontrados.
- Observaciones, las cuales deben incluir referencia a los documentos analizados, políticas y normas con base a las cuales se determinaron las no conformidades y hallazgos, así como una descripción de las situaciones encontradas.
- Recomendaciones, el auditor o auditora debe aportar sus ideas, basadas en su experiencia y conocimientos sobre el tema, de manera que el auditado o auditada pueda contar con una guía para realizar correcciones.
- Conclusiones, un breve análisis de la percepción que el auditor o auditora obtuvo una vez concluida su revisión, sobre cada una de las áreas criticas establecidas durante la auditoría, además dentro de las conclusiones debe hacerse mucho énfasis en los siguientes puntos:
- La conformidad del sistema de gestión ambiental, respecto a los criterios de la auditoría del sistema de gestión ambiental.
- Si el sistema está implantado y es mantenido adecuadamente.
- Si el proceso interno de revisión por la Dirección es capaz de asegurar la adecuación y la efectividad del sistema de gestión ambiental.
Finalmente veremos cómo se debe realizar la distribución del Informe de Auditoría. Según la normativa ISO 14001 el auditor o auditora líder debe enviar el informe de auditoría al auditado o auditada, previa aprobación superior.
La distribución del informe de auditoría debe ser determinado por el mismo, conforme el plan de auditoría. El auditado o auditada debe recibir una copia del informe respectivo. Toda distribución adicional del informe, fuera de la organización del auditado o auditada, tendrá que ser autorizada por la máxima autoridad de la entidad.
Para saber más
En este enlace encontrarás un ejemplo de un informe de auditoría del sistema de gestión ambiental del ayuntamiento de Llanes.
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4.2.- No conformidades.
Una vez que hemos visto en el apartado anterior aspectos relativos al informe de auditoría como: cuál es su estructura y cómo se debe utilizar un informe de auditoría para la mejora del sistema, vamos a ver en este apartado información relativa a las no conformidades ambientales y las posibles acciones correctivas que se podrían tomar para corregir esas situaciones.
Primero debemos saber cuándo se produce una no conformidad. Una no conformidad se produce cuando el comportamiento medioambiental que presenta la organización se aparta del que estaba previsto, por ella misma, al implantar el sistema de gestión ambiental.
Las desviaciones del comportamiento previsto por la propia organización han de ser identificadas. Para ello es necesario que los límites entre lo que constituye una no conformidad y lo que es aceptable y se adapta al sistema, estén claros y perfectamente definidos.
Las desviaciones del sistema pueden ser detectadas, por evidencias relacionadas con el desempeño del sistema de gestión ambiental o el desempeño ambiental de la organización, en los procesos de auditorías, en procesos rutinarios de evaluación del sistema o por las personas que están más cercanas al trabajo y observan los problemas.
Estas anomalías deben ser transmitidas al responsable o la responsable, quien decidirá si se trata de una no conformidad y las medidas que deberían aplicarse en cada caso.
La Norma ISO 14001, establece los requisitos que debe cumplir el sistema de gestión ambiental en cuanto a la detección y subsanación de las no conformidades en uno de sus apartados. La Norma ISO 14001 establece lo siguiente:
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para:
- La identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones para mitigar susimpactos ambientales.
- La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y la toma de acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir.
- La evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia.
- El registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.
- La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.
Además, dice que la organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se incorpore a la documentación del sistema de gestión ambiental.
Por último debemos saber que las no conformidades se pueden valorar de distinta forma. Existen dos tipos de no conformidades:
- No conformidad mayor.
- No conformidad menor.
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4.3.- Acciones correctivas y acciones preventivas.
En el apartado 4 estamos viendo los aspectos clave relacionados con las auditorías. Ya hemos visto cómo se debe elaborar un informe de auditoría y un ejemplo del mismo, así como las principales características de las no conformidades.
En este nuevo apartado veremos la definición y las características de las acciones correctivas y las acciones preventivas, que son también parte de las auditorías ambientales.
Vamos a comenzar con la definición de las acciones correctivas. Son las acciones que se deben tomar para la eliminación de la causa de la no conformidad, con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Además, deben ser apropiadas a los defectos de las no conformidades encontradas. El objetivo es dar solución a las no conformidades para prevenir que vuelvan a producirse. Es la acción que se toma para solucionar un problema presente.
Las acciones correctivas surgen del incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Se inician acciones correctivas cuando se presentan no conformidades mayores o menores en el sistema degestión ambiental. Pueden ser no conformidades detectadas durante auditorías internas o externas o bien han podido ser detectadas por el personal de la empresa.
Una vez detectadas las no conformidades se establecen acciones dirigidas a corregir dicha no conformidad. En función de la no conformidad y de la acción correctiva que se plantee, se asignará una persona responsable para la ejecución de la misma, así como una fecha límite, para la cual debe estar implantada la acción correctiva. Finalmente debe haber un seguimiento de la eficacia de la acción correctiva, es decir, si se ha corregido el problema o no.
En segundo lugar vamos a ver la definición de las acciones preventivas. Se refiere a las acciones que se deben tomar para eliminar las causas de no conformidades potenciales, que no han ocurrido, pero que podrían presentarse y causar problemas ambientales significativos, por lo que se deben evitar, en la medida de lo posible.
El objetivo de las acciones preventivas es prevenir que se presente algún problema.
Las acciones preventivas surgen del incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Se inician acciones preventivas cuando se detecta un problema potencial dentro del sistema de gestión ambiental.
Para saber más
En el siguiente enlace encontrarás una plantilla de registro de las no conformidades, las acciones correctivas y preventivas.
Registro de acciones correctivas y preventivas. Resumen textual alternativo.
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5.- Valoración de los sistemas de gestión ambiental.
Caso práctico
Laura debe conocer los pros y los contras de cada de uno de los sistemas de gestión ambiental existentes en el mercado, para poder elegir el que mejor se adapte a la bodega.
En los apartados que hemos podido ver hasta ahora, hemos obtenido conocimientos sobre la ISO 14001 y el sistema EMAS. Además hemos visto el apartado de comunicación en el que se incluyen tanto la comunicación interna como la externa.
También hemos visto cómo realizar un cuestionario para el seguimiento y el control del sistema de gestión ambiental y lautilización del mismo y por último hemos visto conceptos clave como las no conformidades y las acciones correctivas asociadas.
En este nuevo apartado haremos una valoración global de los sistemas de gestión ambiental, con la idea de poder decidir cuál es el que mejor se podría adaptar en cada caso concreto. Veremos las principales diferencias existentes entre los sistemas de gestión ambiental que hemos podido ver durante esta unidad de trabajo, y son: la ISO 14001 y el EMAS.
Para la certificación e inscripción en el Registro EMAS se exige:
- Que el sistema de gestión ambiental cumpla, en general, con los mismos aspectos recogidos en la norma ISO 14001
- Pero, tiene además otras exigencias:
- Realizar una Declaración Ambiental anual que ilustre tanto la situación ambiental de la empresa, los objetivos marcados y el grado de cumplimiento de los mismos, así como la eficacia del sistema de Mejora Continua y que tenga en cuenta las necesidades de formación de las partes interesadas (trabajadores y trabajadoras, fundamentalmente). Esta declaración ambiental debe hacerse pública todos los años.
La norma UNE-EN ISO 14001 es poco precisa en muchos aspectos, lo que permite un margen amplio de interpretación de los requisitos. Pero el Reglamento EMAS es más preciso y restrictivo, e impone:
- Mayor transparencia en sus informaciones.
- Mayores esfuerzos para reducir el impacto medioambiental de sus actividades.
- Mayor intensidad en la Mejora Continua.
- Mayor participación de las trabajadoras y los trabajadores
En la siguiente tabla veremos las principales diferencias de estos dos sistemas de gestión ambiental.
| Principales diferencias entre la ISO 14001 y el EMAS | |
| Ámbito internacional. | Ámbito Unión Europea. |
| Norma técnica. | Reglamento Europeo. |
| Compromiso de cumplimiento de la normativa ambiental. | Cumplimiento previo de la normativa ambiental. |
| Revisión medioambiental inicial voluntaria. | Revisión medioambiental inicial obligatoria. |
| Revisión medioambiental inicial no auditable. | Revisión medioambiental inicial verificable. |
| No menciona los aspectos ambientales indirectos. | Identificación y evaluación de los aspectos ambientales indirectos. |
| No menciona la participación de los trabajadores y las trabajadoras. | Participación activa de las trabajadoras y los trabajadores en el diseño y mantenimiento del sistema de gestión ambiental. |
| La publicación de la información ambiental es decisión de la dirección. | Publicación obligatoria de la información ambiental. Puesta a disposición del público de la declaración ambiental. |
| La comprobación del cumplimiento de los requisitos se denomina auditoría. | La comprobación del cumplimiento de los requisitos se denomina verificación. |
| El control de certificación se realiza a través de un organismo de certificación. | Doble control, por un lado por parte del organismo certificador y por otro del órgano competente de la Comunidad Autónoma encargado de inscribirlo en el Registro del sistema EMAS. |
6.- Definición de los pasos a seguir para la obtención del certificado de gestión ambiental.
Caso práctico
Una vez reconocidos los principales requisitos exigidos por las normas de gestión ambiental, Laura debe conocer los pasos a seguir para obtener el certificado para la bodega donde trabaja, ya que, en cuanto considere que su empresa está preparada para la obtención del certificado tendrá que activar el proceso para su consecución.
En el apartado anterior hemos hecho una valoración de los dos principales sistemas de gestión ambiental existentes en el mercado. Hemos podido ver las diferencias que existen entreambos, para poder así escoger el sistema más adecuado en cada caso concreto.
En los anteriores apartados ya hemos obtenido bastantes conocimientos sobre los sistemas de gestión ambiental, pero nos queda por conocer los pasos que se deben seguir para la implantación de esos sistemas. A continuación describiremos esos pasos:
- Compromiso inicial para desarrollar una política ambiental en la empresa.
- Evaluación ambiental preliminar. En ISO no es obligatoria pero se realiza habitualmente como punto de partida. En EMAS sí es obligatoria.
- Determinación de la política ambiental. Tiene que ser pública y actualizable. Debe ser comunicada a todo el personal de la empresa.
- Objetivos y metas en base a la política.
- Definir responsabilidades, medios y calendario para cumplir los objetivos y metas.
- Formación y sensibilización de todo el personal de la empresa. En ISO se acota a personal asociado a aspectos ambientales significativos, en EMAS, abarca a todos y todas.
- Comunicar en el interior y hacia el exterior. En EMAS se emite una declaración ambiental detallada y se establece un diálogo abierto con las partes interesadas.
- Documentación del sistema de gestión ambiental, describiendo responsabilidades y funciones. Registro de formación, comunicación, incidentes, auditorías y revisiones, etc.
- Control operacional, planificación de operaciones y actividades con impacto ambiental significativo. Hojas de procedimientos.
- Auditorías del sistema. Internas, externas o mixtas.
- Revisión por parte de la dirección, sacar conclusiones y líneas de mejora, incluidos cambios en la política ambiental.
- Información al exterior. EMAS mucho más exigente: Declaración ambiental anual y pública.
- Certificación por entidad acreditada. No se avalan los contenidos, sino el funcionamiento. Para certificar es necesario, entre otros aspectos:
- Cumplir con la legislación ambiental vigente.
- Aplicar el proceso de mejora continua.
Mantenimiento de la certificación: en iso auditorias completas cada 3 años y en Emas anualmente